Rabu, 11 Januari 2023

PENINGKATAN PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN MELALUI APLIKASI SLIMS DI PENGADILAN AGAMA KABUPATEN MALANG

 



PAPER MAGANG I

PROGRAM PENDIDIKAN DAN PELATIHAN CALON HAKIM TERPADU ANGKATAN III PERADILAN AGAMA

 

JUDUL:

PENINGKATAN PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN MELALUI APLIKASI SLIMS DI PENGADILAN AGAMA KABUPATEN MALANG


Oleh: 

AHMAD MA’RUF MAGHFUR, S.H.I.

NIP.19900504 201712 1 004

 

Calon Hakim Pada Pengadilan Agama Dataran Hunimoa

Mentee Pada Pengadilan Agama Kabupaten Malang

  

 

PUSDIKLAT TEKNIS PERADILAN

BADAN LITBANG DIKLAT HUKUM DAN PERADILAN

MAHKAMAH AGUNG REPUBLIK INDONESIA

BOGOR

2018



PENINGKATAN PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN MELALUI APLIKASI SLIMS DI PENGADILAN AGAMA KABUPATEN MALANG

Oleh: Ahmad Ma’ruf Maghfur, S.H.I.

A.    PENDAHULUAN

Pada era yang serba canggih saat ini Pegawai maupun Aparatur Sipil Negara pada Pengadilan Agama Kabupaten Malang dituntut agar bisa mengikuti perkembangan teknologi dan informasi. Hal ini diperlukan untuk menciptakan sumber daya manusia yang lebih profesional. Untuk menciptakan sumber daya manusia yang profesional tersebut, diperlukan sarana dan prasarana yang memadai salah satunya adalah keberadaan perpustakaan yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi, digunakan sebagai pusat informasi, sumber ilmu pengetahuan, penelitian, serta memberikan berbagai layanan lainnya.

Perpustakaan merupakan bagian penting pada Pengadilan Agama Kabupaten Malang yang tidak bisa dipisahkan. Hal tersebut berdasarkan Pasal 18 dan Pasal 19 UU Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 tentang Pengelolaan Perpustakaan dan Pengembangan Perpustakaan[1] dan juga berdasarkan Keputusan Ketua Mahkamah Agung Republik Indonesia  Nomor 85/KMA/SK/V/2014 tentang Pengelolaan Perpustakaan di Lingkungan Mahkamah Agung Republik Indonesia  dan 4 (Empat) Lingkungan Peradilan.[2]

Perpustakaan pada prinsipnya mempunyai fungsi sebagai tempat pengumpulan semua informasi. Perpustakaan juga menyediakan dan menyajikan informasi untuk siap dipergunakan oleh pemakainya. Sehingga pada hakikatnya perpustakaan digunakan untuk memperluas dan memperdalam pengetahuan guna mengoptimalkan wawasan pengetahuan. Melihat fakta tersebut, maka tidak dapat dipungkiri bahwa peran dan fungsi perpustakaan pada Pengadilan Agama Kabupaten Malang sangat lah penting. Oleh karenanya diperlukan suatu pengelolaan yang tepat dan efektif sehingga fungsi dan peran perpustakaan Pengadilan Agama Kabupaten Malang akan lebih maksimal.

Dalam pengelolaannya, perpustakaan pada Pengadilan Agama Kabupaten Malang telah menggunakan aplikasi SLiMS (Senayan Library Management Systems) akan tetapi berdasarkan pengamatan dan survei secara umum, perpustakaan pada Pengadilan Agama Kabupaten Malang belum optimal terutama dalam pengelolaan koleksi, katalogisasi, inventarisasi maupun dalam hal sirkulasi atau pelayanan. Kurang optimalnya perpustakaan ini disebabkan oleh banyak faktor diantaranya petugas pustakawan merangkap jabatan, komputer yang bisa untuk akses hanya satu dan harus bergantian dengan Petugas IT Pengadilan Agama Kabupaten Malang dan juga kurang tertatanya penempatan buku yang ada di ruang perpustakaan.

 

B.    PERMASALAHAN

Berdasarkan latar belakang yang tertera di atas, maka penulis merumuskan  permasalahan sebagai berikut:

1.     Bagaimana pengelolaan perpustakaan di Pengadilan Agama Kabupaten Malang?

2.     Bagaimana solusi yang paling baik dan perlu ditingkatkan dalam pengelolaan perpustakaan melalui aplikasi SLiMS (Senayan Library Management Systems) di Pengadilan Agama Kabupaten Malang?

 

C.    PEMBAHASAN

1.     Pengelolaan Perpustakaan Di Pengadilan Agama Kabupaten Malang

Berdasarkan Undang Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2007 Pasal 1 ayat 1, menjelaskan bahwa perpustakaan adalah istitusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara professional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi dan rekreasi para pemustaka.[3] Sedangkan Pustakawan adalah Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak untuk melaksanakan kegiatan kepustakaan.[4]

Dalam pengelolaannya, perpustakaan di Pengadilan Agama Kabupaten Malang telah menggunakan aplkasi SLiMS (Senayan Library Management Systems).  SLiMS (Senayan Library Management Systems) merupakan perangkat lunak bebasis web yang dapat di gunakan untuk membangun sistem otomasi perpustakaan serta mampu berjalan dalam sistem jaringan lokal (internet).[5] Modern ini SLiMS diminati oleh banyak kalangan pustakawan khususnya di Pengadilan Agama Kabupaten Malang di karenakan fasilitas yang di milikinya dapat memenuhi kebutuhan sistem otomasi di perpustakaan serta pemustaka dapat mengakses layanan informasi perpustakaan jauh lebih cepat dibandingkan saat masih manual.

Pada Pengadilan Agama Kabupaten Malang Petugas Perpustakaan dijabat oleh Ibu Neneng Kusrini (Staff Kasubag Umum dan Keuangan) berdasarkan Surat Keputusan Ketua Pengadilan Agama Kabupaten Malang Nomor: W13-A35/11/HM.02.2/SK/1/2017 tentang Penunjukan Petugas Perpustakaan Pada Pengadilan Agama Kabupaten Malang. Petugas Perpustakaan memiliki tugas pokok yaitu membantu kelancaran tugas Ketua Pengadilan Agama Kabupaten Malang dalam memberikan pelayanan kepada Pegawai untuk mencari informasi yang berhubungan dengan perpustakaan, peminjaman buku-buku perpustakaan dan pengendalian perpustakaan secara keseluruhan.

SLiMS (Senayan Library Management Systems) diterapkan di Pengadilan Agama Kabupaten Malang sejak awal tahun 2018 M.[6] Dalam pengelolaanya, Petugas Perpustakaan Pengadilan Agama Kabupaten Malang bersandar pada SOP Nomor SOP/AS/24 tentang Pengelolaan Perpustakaan. Adapun SOP Nomor SOP/AS/24 memuat antara lain:[7]

1.       Buku-buku baru berupa Buku Peraturan, Majalah dan Hukum diterima oleh Staf/ Kasubag Umum dan Keuangan.

2.       Buku-buku yang sudah masuk/ diterima tersebut diserahkan kepada Sekretaris/ Ketua.

3.       Sekretaris/Ketua memeriksa dan memerintahkan Petugas Perpustakaan untuk mengadministrasi terhadap buku-buku tersebut.

4.       Petugas Perpustakaan mendata dan mengklasifikasikan sesuai katalog buku.

5.       Ketika ada peminjaman buku, Petugas Perpustakaan melakukan tertib administrasi berupa pencatatan buku yang dipinjam dan waktu pengembalian di kartu peminjaman.

6.       Jika buku sudah dikembalikan oleh peminjam sesuai waktu dan kondisi buku sama dengan sebelum dipinjam, apabila terlambat atau rusak maka peminjam akan datap sanksi.

7.       Jika sudah tidak ada kendala maka Petugas Perpustakaan mengembalikan buku yang telah dipinjam ke dalam rak buku.

Menurut pemaparan Ibu Neneng Kusrini (Petugas Perpustakaan Pengadilan Agama Kabupaten Malang), dengan menjadi Petugas Perpustakaan beliau mendapat kendala ketika ada buku yang tidak ditata rapi di rak buku setelah buku dibaca. beliau juga menjelaskan bahwa pengelolaan perpustakaan belum maksimal, karena adanya rangkap tugas karena ibu Neneng Kusrini juga merangkap tugas sebagai Pengelola Surat Masuk dan Keluar serta sebagai Petugas Arsip Kesekretariatan.[8]

 

2.     Solusi yang paling baik dan perlu ditingkatkan dalam pengelolaan perpustakaan melalui aplikasi SLiMS (Senayan Library Management Systems) di Pengadilan Agama Kabupaten Malang

1.     Pemanfaatan lebih terhadap layanan sistem otomasi SliMS yang berupa:

a.     Penyusunan bibliografi yang tepat

Bibliografi merupakan pencatatan daftar pustaka yang tersusun secara sistematik berupa daftar sesuai aturan yang berlaku. Penyusunan bibliografi dengan cara nama pengarang diurutkan berdasarkan abjad, jika tidak ada nama pengarang maka  judul buku dimasukkan dalam urutan abjad, nama pengarang tidak dicantumkan jika pengarang lebih dari satu bahan referensi. Dengan demikian bibliofrafi bertujuan untuk mengetahui adanya suatu buku/pustaka yang pernah diterbitkan.

b.     Pembuatan/pencetakan label pada buku baru/ yang belum ada labelnya.

Koleksi buku di perpustakaan Pengadilan Agama Kabupaten Malang terdiri dari banyak varian. Varian tersebut berupa buku, majalah, penelitian dan lain-lain. Adapun tahapan pencetakan label yang berisi nomor panggil buku atau call number. Label buku dibuat dengan kertas berukuran 3x4 cm. Pada label tersebut dicantumkan nomor panggil buku atau call number yang sebelumnya telah dibuat. kemudian label buku tersebut ditempelkan pada bagian bawah punggung buku kira-kira 2,5 s/d 3 cm dari ujung bawah buku.

c.     Pencetakan barcode  pada buku baru/ yang belum ada barcode-nya

Pada SLiMS sudah terdapat menu yang dapat digunakan untuk mencetak barcode. Barcode untuk keperluan di perpustakaan, jadi setiap anggota dan dokumen yang akan diberi barcode harus memiliki kode barcode yang berbeda seperti pada perpustakaan Pengadilan Agama Kabupaten Malang dengan perpustakaan lainnya.

d.     Pembuatan kartu buku pada buku baru/ yang belum ada kartu bukunya

Kartu buku berfungsi sebagai alat pengontrol peredaran buku. Pembuatan kartu buku meliputi penulisan nomor panggil buku, pengarang, judul buku, dan nomor inventaris. Kartu buku tersebut juga memuat kolom tanggal pinjam, nomor anggota, tanggal kembali, dan paraf peminjam. Dengan adanya kartu buku tersebut dapat diketahui bahwa buku tersebut sedang dipinjam atau tidak, siapa peminjamnya dan kapan tanggal kembalinya.

e.     Penambahan keanggotaan bagi pegawai yang belum terdaftar

Petugas perpustakaan membuat data pengunjung yang selalu memanfaatkan layanan di perpustakaan agar lebih memudahkan dalam hal pelayanan dan menaati peraturan/tata tertib pengguna fasilitas di perpustakaan di antaranya membuat daftar anggota kepada pemustaka yang berhak menggunakan fasilitas yang ada di perpustakaan Pengadilan Agama Kabupaten Malang.

2.     Peningkatan kemampuan kerja Pustakawan dalam mengoperasikan aplikasi SLiMS. Kemampuan tersebut dapat berupa:

a.     Pustakawan harus menyadari kekurangannya, maka diharapkan pustakawan dapat memotivasi diri selalu berusaha memberikan pelayanan prima kepada Pegawai melalui aplikasi SLiMS agar Pegawai puas dengan layanan yang diberikan serta melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik.

b.     Memahami lebih dalam aplikasi SLiMS sehingga dapat dengan mudah mengidentifikasi keperluan pengguna informasi.

c.     Kemudian kemampuan seorang pustakawan dalam mengatasi segala kendala yang ada.

3.     Peningkatan pengawasan

Pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen yaitu langkah yang dilakukan untuk mengetahui program yang rencanakan dengan realisasi kegiatan. Pada perpustakaan, Pustakawan merupakan pelaksana kegiatan layanan perpustakaan.  Jika dihubungkan dengan disiplin, tingginya disiplin kerja Pustakawan tentunya tidak terlepas dari pengawasan yang dilakukan oleh atasan. Pengawasan tersebut berupa pemantauan, pemeriksaan, dan penilaian terhadap hasil kerja pustakawan.

Pustakawan juga berusaha secara efektif dan efisien dalam peningkatkan layanan kepada pemustaka, penerapan pengawasan terhadap perpustakaan  merupakan langkah strategis dalam menjaga kebersihannya, keindahannya, kenyamanannya serta keutuhan koleksi bukunya. Jika pengawasan tidak dilaksanakan dengan baik dan benar dapat mengakibatkan fungsi pelayanan informasi di perpustakaan tidak dapat berjalan seperti yang direncanakan.

 

D.    PENUTUP

1.       Kesimpulan

a.     Pengelolaan Perpustakaan Pengadilan Agama Kabupaten Malang sudah menggunakan aplikasi SliMS (Senayan Library Management Systems) tetapi masih belum optimal. Sedangkan Pejabat Pengelolanya Ibu Neneng Kusrini (Staff Kasubag Umum dan Keuangan) berdasarkan Surat Keputusan Ketua Pengadilan Agama Kabupaten Malang Nomor: W13-A35/11/HM.02.2/SK/1/2017. Dalam tugasnya bersandar pada SOP Nomor SOP/AS/24 Pengadilan Agama Kabupaten Malang tentang Pengelolaan Perpustakaan.

b.     Peningkatan pengelolaan perpustakaan melalui aplikasi SLiMS berupa penerapan lebih terhadap layanan sistem otomasi SLiMS, peningkatan kemampuan kerja Pustakawan dalam mengoperasikan aplikasi SLiMS dan Peningkatan pengawasan baik dari atasan terhadap Pustakawan maupun Pustakawan itu sendiri pada perpustakaan.

 

 

 

 

2.       Saran

a.     Bagi Petugas pustakawan untuk lebih meningkatkan pemahaman tentang perpustakaan dan aplikasi yang telah diterapkan oleh perpustakaan, agar pengelolaanya lebih optimal atau perlu diangkat seorang Pustakawan berstatus PNS untuk melaksanakan tugas pengelolaan perpustakaan

b.     Petugas Perpustakaan perlu memaksimalkan perpustakaan Pengadilan Agama Kabupaten Malang tentang cara pemanfaatan sistem otomasi SLiMS agar penerapannya bisa efektif serta adanya pemeriksaan, pemeliharaan dan penataan terhadap perpustakaan setiap bulan sekali atau dua minggu sekali agar pengunjung/ pemustaka nyaman dan pelayanan lebih optimal.

 



[1].  Lihat Pasal 18 dan Pasal 19 Undang- Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan

[2].  Lihat Keputusan Ketua Mahkamah Agung Republik Indonesia  Nomor 85/KMA/SK/V/2014 tentang Pengelolaan Perpustakaan di Lingkungan Mahkamah Agung Republik Indonesia  dan 4 (Empat) Lingkungan Peradilan

[3].  Lihat Pasal 1 ayat 1 Undang Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan.

[4].  Lihat Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2014 Tentang Jabatan Fungsional Pustakawan Dan Angka Kreditnya

[5].  https://id.wikipedia.org/wiki/Senayan_(perangkat_lunak) diakses pada Tanggal 28 November 2018 M Pukul 10:00 WIB.

[6].  Hasil wawancara dengan Ibu Neneng Kusrini (Petugas Perpustakaan Pengadilan Agama Kabupaten Malang) Pada Tanggal 29 November 2018 Pukul  09:00 WIB.

[7].  SOP Nomor SOP/AS/24 tentang Pengelolaan Perpustakaan Pengadilan Agama Kabupaten Malang.

[8].  Hasil wawancara dengan Ibu Neneng Kusrini (Petugas Perpustakaan Pengadilan Agama Kabupaten Malang) Pada Tanggal 29 November 2018 Pukul  09:00 WIB

Tidak ada komentar:

PENINGKATAN PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN MELALUI APLIKASI SLIMS DI PENGADILAN AGAMA KABUPATEN MALANG

  PAPER MAGANG I PROGRAM PENDIDIKAN DAN PELATIHAN CALON HAKIM TERPADU ANGKATAN III PERADILAN AGAMA   JUDUL: PENINGKATAN PENGELOLAA...