PAPER MAGANG I
PROGRAM PENDIDIKAN DAN PELATIHAN CALON HAKIM TERPADU ANGKATAN III
PERADILAN AGAMA
JUDUL:
PENINGKATAN
PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN MELALUI APLIKASI SLIMS DI PENGADILAN AGAMA KABUPATEN MALANG
Oleh:
AHMAD MA’RUF MAGHFUR, S.H.I.
NIP.19900504 201712 1
004
Calon Hakim
Pada Pengadilan Agama Dataran Hunimoa
Mentee Pada Pengadilan Agama Kabupaten Malang
PUSDIKLAT TEKNIS PERADILAN
BADAN LITBANG DIKLAT HUKUM DAN PERADILAN
MAHKAMAH AGUNG REPUBLIK INDONESIA
BOGOR
2018
PENINGKATAN
PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN MELALUI APLIKASI SLIMS DI PENGADILAN AGAMA KABUPATEN MALANG
Oleh: Ahmad Ma’ruf Maghfur, S.H.I.
A.
PENDAHULUAN
Pada era yang
serba canggih saat ini Pegawai maupun Aparatur Sipil Negara pada Pengadilan Agama Kabupaten Malang dituntut
agar bisa mengikuti perkembangan teknologi dan informasi. Hal ini diperlukan
untuk menciptakan sumber daya manusia yang lebih profesional. Untuk menciptakan
sumber daya manusia yang profesional tersebut, diperlukan sarana dan prasarana
yang memadai salah satunya adalah keberadaan perpustakaan yang digunakan untuk
memenuhi kebutuhan informasi, digunakan sebagai pusat informasi, sumber ilmu
pengetahuan, penelitian, serta memberikan berbagai layanan lainnya.
Perpustakaan
merupakan bagian penting pada Pengadilan
Agama Kabupaten Malang yang tidak bisa dipisahkan. Hal tersebut
berdasarkan Pasal 18 dan Pasal 19 UU Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007
tentang Pengelolaan Perpustakaan dan Pengembangan Perpustakaan[1]
dan juga berdasarkan Keputusan Ketua Mahkamah Agung Republik Indonesia Nomor 85/KMA/SK/V/2014 tentang Pengelolaan
Perpustakaan di Lingkungan Mahkamah Agung Republik Indonesia dan 4 (Empat) Lingkungan Peradilan.[2]
Perpustakaan
pada prinsipnya mempunyai fungsi sebagai tempat pengumpulan semua informasi. Perpustakaan
juga menyediakan dan menyajikan informasi untuk siap dipergunakan oleh
pemakainya. Sehingga pada hakikatnya perpustakaan digunakan untuk memperluas
dan memperdalam pengetahuan guna mengoptimalkan wawasan pengetahuan. Melihat fakta tersebut, maka tidak
dapat dipungkiri bahwa peran dan fungsi perpustakaan pada Pengadilan Agama Kabupaten Malang sangat lah penting. Oleh karenanya diperlukan suatu pengelolaan yang tepat dan
efektif sehingga fungsi dan peran perpustakaan Pengadilan Agama Kabupaten
Malang akan lebih maksimal.
Dalam pengelolaannya, perpustakaan pada Pengadilan Agama
Kabupaten Malang telah menggunakan aplikasi SLiMS (Senayan Library Management Systems) akan tetapi berdasarkan pengamatan dan survei secara umum, perpustakaan
pada Pengadilan Agama Kabupaten Malang belum optimal terutama dalam pengelolaan
koleksi, katalogisasi, inventarisasi maupun dalam hal sirkulasi atau pelayanan.
Kurang optimalnya perpustakaan ini disebabkan oleh banyak faktor diantaranya
petugas pustakawan merangkap jabatan, komputer yang bisa untuk akses hanya satu
dan harus bergantian dengan Petugas IT Pengadilan Agama Kabupaten Malang dan
juga kurang tertatanya penempatan buku yang ada di ruang perpustakaan.
B. PERMASALAHAN
Berdasarkan
latar belakang yang tertera di atas, maka
penulis merumuskan permasalahan
sebagai berikut:
1.
Bagaimana pengelolaan perpustakaan di Pengadilan Agama Kabupaten Malang?
2.
Bagaimana solusi yang paling baik dan perlu ditingkatkan dalam pengelolaan perpustakaan melalui aplikasi SLiMS (Senayan Library Management Systems) di Pengadilan Agama Kabupaten
Malang?
C.
PEMBAHASAN
1. Pengelolaan Perpustakaan Di Pengadilan Agama Kabupaten
Malang
Berdasarkan Undang Undang Republik Indonesia
No. 43 Tahun 2007 Pasal 1 ayat 1, menjelaskan bahwa perpustakaan adalah istitusi
pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara
professional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan,
penelitian, pelestarian, informasi dan rekreasi para pemustaka.[3] Sedangkan
Pustakawan adalah Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang diberi tugas, tanggung jawab,
wewenang dan hak untuk melaksanakan kegiatan kepustakaan.[4]
Dalam pengelolaannya, perpustakaan di
Pengadilan Agama Kabupaten Malang telah menggunakan aplkasi SLiMS (Senayan Library Management
Systems). SLiMS (Senayan Library Management Systems) merupakan perangkat lunak bebasis web yang
dapat di gunakan untuk membangun sistem otomasi perpustakaan serta mampu
berjalan dalam sistem jaringan lokal (internet).[5] Modern
ini SLiMS diminati oleh banyak kalangan pustakawan khususnya di Pengadilan
Agama Kabupaten Malang di karenakan fasilitas yang di milikinya dapat memenuhi
kebutuhan sistem otomasi di perpustakaan serta pemustaka dapat mengakses
layanan informasi perpustakaan jauh lebih cepat dibandingkan saat masih manual.
Pada Pengadilan Agama Kabupaten Malang Petugas
Perpustakaan dijabat oleh Ibu Neneng Kusrini (Staff Kasubag Umum dan Keuangan)
berdasarkan Surat Keputusan Ketua Pengadilan Agama Kabupaten Malang Nomor:
W13-A35/11/HM.02.2/SK/1/2017 tentang Penunjukan Petugas Perpustakaan Pada Pengadilan
Agama Kabupaten Malang. Petugas Perpustakaan memiliki tugas pokok yaitu membantu
kelancaran tugas Ketua Pengadilan Agama Kabupaten Malang dalam memberikan
pelayanan kepada Pegawai untuk mencari informasi yang berhubungan dengan
perpustakaan, peminjaman buku-buku perpustakaan dan pengendalian perpustakaan
secara keseluruhan.
SLiMS (Senayan Library Management
Systems) diterapkan di
Pengadilan Agama Kabupaten Malang sejak awal tahun 2018 M.[6] Dalam
pengelolaanya, Petugas
Perpustakaan Pengadilan Agama Kabupaten Malang bersandar pada SOP Nomor SOP/AS/24 tentang Pengelolaan Perpustakaan. Adapun SOP Nomor SOP/AS/24 memuat antara lain:[7]
1.
Buku-buku
baru berupa Buku Peraturan, Majalah dan Hukum diterima oleh Staf/ Kasubag Umum
dan Keuangan.
2.
Buku-buku
yang sudah masuk/ diterima tersebut diserahkan kepada Sekretaris/ Ketua.
3.
Sekretaris/Ketua
memeriksa dan memerintahkan Petugas Perpustakaan untuk mengadministrasi
terhadap buku-buku tersebut.
4.
Petugas
Perpustakaan mendata dan mengklasifikasikan sesuai katalog buku.
5.
Ketika
ada peminjaman buku, Petugas Perpustakaan melakukan tertib administrasi berupa
pencatatan buku yang dipinjam dan waktu pengembalian di kartu peminjaman.
6.
Jika
buku sudah dikembalikan oleh peminjam sesuai waktu dan kondisi buku sama dengan
sebelum dipinjam, apabila terlambat atau rusak maka peminjam akan datap sanksi.
7.
Jika
sudah tidak ada kendala maka Petugas Perpustakaan mengembalikan buku yang telah
dipinjam ke dalam rak buku.
Menurut
pemaparan Ibu Neneng Kusrini (Petugas Perpustakaan Pengadilan Agama Kabupaten
Malang), dengan menjadi Petugas Perpustakaan beliau mendapat kendala ketika ada
buku yang tidak ditata rapi di rak buku setelah buku dibaca. beliau juga
menjelaskan bahwa pengelolaan perpustakaan belum maksimal, karena adanya
rangkap tugas karena ibu Neneng Kusrini juga merangkap tugas sebagai Pengelola
Surat Masuk dan Keluar serta sebagai Petugas Arsip Kesekretariatan.[8]
2. Solusi yang paling
baik dan perlu
ditingkatkan dalam pengelolaan perpustakaan melalui
aplikasi SLiMS (Senayan
Library Management Systems) di Pengadilan Agama Kabupaten Malang
1. Pemanfaatan lebih
terhadap layanan sistem otomasi SliMS yang berupa:
a. Penyusunan bibliografi
yang tepat
Bibliografi merupakan pencatatan daftar pustaka
yang tersusun secara sistematik berupa daftar sesuai aturan yang berlaku. Penyusunan bibliografi dengan cara nama pengarang
diurutkan berdasarkan abjad, jika tidak ada nama pengarang maka judul buku dimasukkan dalam urutan abjad, nama
pengarang tidak dicantumkan jika pengarang lebih dari satu bahan referensi. Dengan
demikian bibliofrafi bertujuan untuk mengetahui adanya suatu buku/pustaka yang
pernah diterbitkan.
b. Pembuatan/pencetakan
label pada buku baru/ yang belum ada labelnya.
Koleksi buku di perpustakaan Pengadilan Agama Kabupaten Malang terdiri dari banyak varian. Varian tersebut berupa buku,
majalah, penelitian dan lain-lain. Adapun tahapan pencetakan label yang berisi
nomor panggil buku atau call number. Label buku dibuat dengan kertas
berukuran 3x4 cm. Pada label tersebut dicantumkan nomor panggil buku atau call
number yang sebelumnya telah dibuat. kemudian label buku tersebut ditempelkan
pada bagian bawah punggung buku kira-kira 2,5 s/d 3 cm dari ujung bawah buku.
c. Pencetakan barcode
pada buku baru/ yang belum ada barcode-nya
Pada SLiMS sudah terdapat menu yang dapat
digunakan untuk mencetak barcode. Barcode untuk keperluan di
perpustakaan, jadi setiap anggota dan dokumen yang akan diberi barcode harus
memiliki kode barcode yang berbeda seperti pada perpustakaan Pengadilan Agama Kabupaten Malang dengan perpustakaan lainnya.
d. Pembuatan kartu
buku pada buku baru/ yang belum ada kartu bukunya
Kartu buku berfungsi sebagai alat pengontrol
peredaran buku. Pembuatan kartu buku meliputi penulisan nomor panggil buku,
pengarang, judul buku, dan nomor inventaris. Kartu buku tersebut juga memuat kolom
tanggal pinjam, nomor anggota, tanggal kembali, dan paraf peminjam. Dengan
adanya kartu buku tersebut dapat diketahui bahwa buku tersebut sedang dipinjam
atau tidak, siapa peminjamnya dan kapan tanggal kembalinya.
e. Penambahan keanggotaan
bagi pegawai yang belum terdaftar
Petugas perpustakaan membuat data pengunjung
yang selalu memanfaatkan layanan di perpustakaan agar lebih memudahkan dalam
hal pelayanan dan menaati peraturan/tata tertib pengguna fasilitas di
perpustakaan di antaranya membuat daftar anggota kepada pemustaka yang berhak
menggunakan fasilitas yang ada di perpustakaan Pengadilan Agama Kabupaten Malang.
2. Peningkatan
kemampuan kerja Pustakawan dalam mengoperasikan aplikasi SLiMS. Kemampuan
tersebut dapat berupa:
a. Pustakawan
harus menyadari kekurangannya, maka diharapkan pustakawan dapat memotivasi diri
selalu berusaha memberikan pelayanan prima kepada Pegawai melalui aplikasi
SLiMS agar Pegawai puas dengan layanan yang diberikan serta melaksanakan tugas
dan tanggung jawabnya dengan baik.
b. Memahami lebih
dalam aplikasi SLiMS sehingga dapat dengan mudah mengidentifikasi keperluan
pengguna informasi.
c. Kemudian kemampuan
seorang pustakawan dalam mengatasi segala kendala yang ada.
3. Peningkatan
pengawasan
Pengawasan merupakan salah satu fungsi
manajemen yaitu langkah yang dilakukan untuk mengetahui program yang rencanakan
dengan realisasi kegiatan. Pada perpustakaan, Pustakawan merupakan pelaksana
kegiatan layanan perpustakaan. Jika
dihubungkan dengan disiplin, tingginya disiplin kerja Pustakawan tentunya tidak
terlepas dari pengawasan yang dilakukan oleh atasan. Pengawasan tersebut berupa
pemantauan, pemeriksaan, dan penilaian terhadap hasil kerja pustakawan.
Pustakawan juga berusaha secara efektif dan
efisien dalam peningkatkan layanan kepada pemustaka, penerapan pengawasan
terhadap perpustakaan merupakan langkah
strategis dalam menjaga kebersihannya, keindahannya, kenyamanannya serta
keutuhan koleksi bukunya. Jika pengawasan tidak dilaksanakan dengan baik dan
benar dapat mengakibatkan fungsi pelayanan informasi di perpustakaan tidak
dapat berjalan seperti yang direncanakan.
D.
PENUTUP
1.
Kesimpulan
a. Pengelolaan
Perpustakaan Pengadilan Agama Kabupaten Malang sudah menggunakan aplikasi SliMS
(Senayan Library Management Systems) tetapi masih belum optimal. Sedangkan Pejabat Pengelolanya
Ibu Neneng Kusrini (Staff Kasubag Umum dan Keuangan) berdasarkan Surat
Keputusan Ketua Pengadilan Agama Kabupaten Malang Nomor:
W13-A35/11/HM.02.2/SK/1/2017. Dalam tugasnya bersandar pada SOP Nomor SOP/AS/24 Pengadilan Agama Kabupaten Malang tentang Pengelolaan Perpustakaan.
b. Peningkatan pengelolaan perpustakaan melalui aplikasi SLiMS berupa penerapan lebih terhadap layanan sistem
otomasi SLiMS, peningkatan kemampuan kerja Pustakawan dalam mengoperasikan
aplikasi SLiMS dan Peningkatan pengawasan baik dari atasan terhadap Pustakawan
maupun Pustakawan itu sendiri pada perpustakaan.
2.
Saran
a. Bagi Petugas pustakawan untuk lebih meningkatkan pemahaman tentang perpustakaan dan aplikasi
yang telah diterapkan oleh perpustakaan, agar pengelolaanya lebih optimal atau
perlu diangkat seorang Pustakawan berstatus PNS untuk melaksanakan tugas
pengelolaan perpustakaan
b. Petugas
Perpustakaan perlu memaksimalkan perpustakaan Pengadilan Agama Kabupaten Malang
tentang cara pemanfaatan sistem otomasi SLiMS agar penerapannya bisa efektif
serta adanya pemeriksaan, pemeliharaan dan penataan terhadap perpustakaan setiap
bulan sekali atau dua minggu sekali agar pengunjung/ pemustaka nyaman dan pelayanan
lebih optimal.
[1].
Lihat Pasal 18 dan Pasal 19 Undang- Undang Republik Indonesia Nomor 43
Tahun 2007 Tentang Perpustakaan
[2].
Lihat Keputusan Ketua Mahkamah Agung Republik Indonesia Nomor 85/KMA/SK/V/2014 tentang Pengelolaan
Perpustakaan di Lingkungan Mahkamah Agung Republik Indonesia dan 4 (Empat) Lingkungan Peradilan
[3]. Lihat Pasal 1 ayat 1 Undang Undang Republik
Indonesia No. 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan.
[4]. Lihat Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2014 Tentang
Jabatan Fungsional Pustakawan Dan Angka Kreditnya
[5]. https://id.wikipedia.org/wiki/Senayan_(perangkat_lunak)
diakses pada Tanggal 28 November 2018 M Pukul 10:00 WIB.
[6]. Hasil wawancara dengan Ibu Neneng Kusrini (Petugas
Perpustakaan Pengadilan Agama Kabupaten Malang) Pada Tanggal 29 November 2018
Pukul 09:00 WIB.
[7]. SOP
Nomor SOP/AS/24 tentang
Pengelolaan Perpustakaan Pengadilan Agama Kabupaten Malang.
[8].
Hasil wawancara dengan Ibu Neneng Kusrini (Petugas Perpustakaan Pengadilan Agama Kabupaten Malang) Pada Tanggal 29 November 2018
Pukul 09:00 WIB
